Anonimizacja faktur i dokumentów księgowych bez wysyłania danych klientów poza biuro

Z pełnymi danymi nie, po anonimizacji tak. Faktura, wyciąg czy lista płac trafiają do czatu razem z nazwami firm, NIP, rachunkami i nazwiskami pracowników. Na przekazanie danych osobowych potrzebujesz umowy powierzenia, a darmowe konto w czacie jej nie daje. Po anonimizacji AI widzi Firma 1 zamiast nazwy klienta i Osoba 1 zamiast pracownika. Przed wysłaniem sprawdź w podglądzie, czy klienta nie zdradza sam opis, na przykład usługa, którą w okolicy świadczy tylko on. Więcej w artykule ChatGPT i RODO w pracy.

Nie. Program wykrywa i zamienia dane na Twoim komputerze, także na skanach. Z internetem łączy się, żeby sprawdzić licencję, i wysyła wtedy liczniki użycia, nigdy treść dokumentów. W planach Pro i Team działa też bez internetu. Szczegóły znajdziesz na stronie bezpieczeństwo.

Tak. Anonimizer nie łączy się z żadnym czatem. Daje Ci tekst z etykietami, który wklejasz tam, gdzie pracujesz: do ChatGPT, Claude, Gemini, Copilota czy Groka. Odpowiedź z każdego przywracasz tak samo.

Tak, domyślnie, bo kwoty też dużo mówią o kliencie. Jeśli AI ma liczyć albo uzgadniać salda, wyłączasz w regułach typ Kwota pieniężna. Program zapamięta to przy kolejnych dokumentach.

Tak, wszystkie, bo data urodzenia na liście płac wygląda tak samo jak data wystawienia faktury. Datę, która ma zostać, na przykład termin płatności, odznaczasz w podglądzie. Jeśli AI ma widzieć wszystkie daty, wyłączasz ich wykrywanie w regułach.

NIP spółki nie. NIP jednoosobowej działalności tak, bo wskazuje konkretnego człowieka. Na fakturach i wyciągach są oba rodzaje, więc program zamienia każdy NIP. Te, które mają zostać, odznaczasz w podglądzie.

Tak. Zapisujesz zestawienie z Optimy, Symfonii czy innego programu jako Excel albo CSV i wgrywasz je do Anonimizera. Program sprawdza każdą komórkę, a Excel wraca z tym samym formatowaniem. Nic nie trzeba integrować.

Tak. Wgrywasz fakturę z KSeF jako plik XML albo PDF. Program zamienia nazwy, adresy i NIP obu stron, rachunki i numer KSeF. Z pliku XML dostajesz tekst z etykietami, który wklejasz do czatu.

Wklejasz odpowiedź AI do programu i klikasz Przywróć dane. W miejsce etykiet wracają prawdziwe nazwy, NIP i rachunki, nawet gdy AI zmieniło kolejność albo dopisało coś od siebie. Każda anonimizacja zostaje w historii, więc dane przywrócisz także po kilku dniach. Krok po kroku opisujemy to w instrukcji.

Jeśli wysyłasz dane osobowe, na przykład listę płac, zwykle tak. Biuro przetwarza te dane w imieniu klienta i może je przekazać dalej, także dostawcy AI, tylko za jego pisemną zgodą (art. 28 ust. 2 RODO). Po anonimizacji AI nie dostaje nazwisk, PESEL ani rachunków. Zajrzyj też do umowy z klientem, czy nie zabrania korzystania z zewnętrznych narzędzi.

Program sam znajduje ponad 30 typów danych, w tym nazwy firm z formą prawną, na przykład sp. z o.o. albo S.A. Nazwę bez formy prawnej, markę klienta czy jego wewnętrzny numer dodajesz raz jako regułę, a program zamienia je w każdym kolejnym dokumencie. Pojedynczy fragment zaznaczasz w podglądzie.

Tak. Wybierasz zaczernienie i dane znikają z pliku na stałe. Tak przygotujesz fakturę czy umowę na szkolenie zespołu albo do pytania na grupie księgowych. W PDF program po zapisie sprawdza, czy spod zaczernień nie da się odczytać tekstu.

Tak. W planie Pro dokupujesz kolejne stanowiska w panelu klienta. Plan Team ma od razu pięć stanowisk, a jeśli potrzebujesz więcej, dokupujesz je tak samo. Dla dużych zespołów jest plan Enterprise z wyceną na zapytanie. Plany i ceny stanowisk porównasz w cenniku.

Tak. Kartą zapłacisz od razu w panelu. Jeśli wolisz przelew, wypełniasz formularz zamówienia z danymi firmy i w ciągu 24 godzin dostajesz fakturę proforma. Po zaksięgowaniu wpłaty włączamy plan i wystawiamy fakturę VAT.