Kancelaria może korzystać z ChatGPT i innych narzędzi opartych na AI. Nie oznacza to jednak, że do modelu można przekazać dowolny dokument tylko dlatego, że ułatwi to pracę.
Rekomendacje Krajowej Izby Radców Prawnych wskazują m.in. na potrzebę sprawdzenia warunków korzystania z narzędzia, zasad przetwarzania danych, poufności danych wejściowych i wyjściowych oraz samodzielnej weryfikacji odpowiedzi AI. W 2026 roku do korzystania z takich narzędzi wprost odniósł się również Kodeks Etyki Adwokackiej.
Jednym z praktycznych sposobów ograniczenia ryzyka jest przygotowanie dokumentu jeszcze przed wysłaniem go do zewnętrznego modelu: usunięcie lub zastąpienie danych i innych informacji, które pozwalają zidentyfikować klienta, stronę albo konkretną sprawę.
Nie zastępuje to oceny samego narzędzia ani kontroli jego odpowiedzi. Pozwala jednak ograniczyć zakres informacji przekazywanych poza środowisko kancelarii.
Czy prawnik może używać ChatGPT? Co mówią KIRP i NRA
Samo korzystanie przez prawnika z narzędzi AI nie jest zakazane. Znaczenie ma sposób, w jaki są wykorzystywane.
Krajowa Izba Radców Prawnych w Rekomendacjach dotyczących korzystania przez radców prawnych z narzędzi opartych na sztucznej inteligencji z 2025 roku zwraca uwagę m.in. na:
- zachowanie tajemnicy zawodowej,
- ocenę warunków korzystania z danego narzędzia,
- ustalenie zasad przetwarzania i przechowywania danych,
- ocenę poufności danych wejściowych i wyjściowych,
- kwestie związane z RODO i ewentualnymi transferami danych,
- samodzielną weryfikację wyników generowanych przez AI.
W przypadku adwokatów korzystanie z AI zostało dodatkowo uregulowane w Kodeksie Etyki Adwokackiej.
Uchwała Naczelnej Rady Adwokackiej nr 41/2026 wprowadziła § 23e dotyczący korzystania z narzędzi technologicznych, w tym opartych na sztucznej inteligencji. Adwokat może posługiwać się nimi pomocniczo, ale nadal odpowiada za rezultat swojej pracy i powinien samodzielnie ocenić wynik działania narzędzia.
Istotna pozostaje ochrona tajemnicy zawodowej. Informacje nią objęte nie powinny być przekazywane do narzędzia, jeżeli jego mechanizmy działania lub zasady korzystania nie zapewniają należytej ochrony.
Przed użyciem ChatGPT, Claude, Gemini czy innego zewnętrznego modelu warto więc odpowiedzieć na dwa osobne pytania:
Czy kancelaria może korzystać z tego konkretnego narzędzia?
oraz:
Jakie informacje faktycznie są do niego przekazywane?
Anonimizacja lub pseudonimizacja pomaga przede wszystkim w tym drugim obszarze. Nie zastępuje oceny dostawcy AI, ale pozwala ograniczyć ilość informacji przekazywanych poza kancelarię.
Więcej o relacji między ChatGPT a RODO opisujemy w osobnym materiale.
Jakie dane musi zamaskować kancelaria przed AI?
Nie ma jednej zamkniętej listy danych, których usunięcie automatycznie oznacza, że dokument można bezpiecznie przekazać do zewnętrznego modelu.
W pierwszej kolejności warto sprawdzić bezpośrednie identyfikatory, takie jak:
- imię i nazwisko,
- PESEL,
- NIP, szczególnie w przypadku jednoosobowych działalności,
- adres,
- numer telefonu,
- adres e-mail,
- numer rachunku bankowego,
- dane stron i pełnomocników.
To jednak dopiero pierwsza warstwa.
Sygnatura sprawy, nazwa klienta lub firmy, konkretne kwoty, daty, lokalizacja zdarzenia, stanowisko pracownika czy szczegółowy opis stanu faktycznego mogą pozwolić rozpoznać konkretną osobę lub sprawę mimo usunięcia nazwiska.
Osobną kategorią są informacje objęte tajemnicą zawodową. Tajemnica adwokacka czy radcowska jest szersza niż samo pojęcie danych osobowych.
Usunięcie PESEL-u i nazwiska nie oznacza więc automatycznie, że pozostałą treść można przekazać zewnętrznemu dostawcy. Przed wysłaniem dokumentu do AI trzeba sprawdzić także jego kontekst.
Jak zanonimizować umowę przed ChatGPT: krok po kroku
W praktyce przygotowanie dokumentu może wyglądać następująco:
- Otwórz dokument lokalnie, zanim zostanie przesłany do zewnętrznego narzędzia.
- Zidentyfikuj dane osobowe i inne informacje, których model nie musi znać, aby wykonać zadanie.
- Zastąp je neutralnymi oznaczeniami, np.
[STRONA_1],[PRACOWNIK_1]czy[KWOTA_1]. - Sprawdź dokument pod kątem informacji kontekstowych, które mogą wskazywać konkretną osobę, firmę lub sprawę.
- Zweryfikuj przygotowaną wersję przed wysłaniem.
- Dopiero wtedy przekaż tekst do ChatGPT, Claude, Gemini lub innego używanego w kancelarii narzędzia.
- Jeżeli po otrzymaniu odpowiedzi potrzebujesz ponownie wstawić prawdziwe dane, zrób to lokalnie.
Część tej pracy można zautomatyzować.
Lokalny anonimizator dokumentów może wykrywać i zastępować typowe kategorie danych jeszcze na komputerze użytkownika. Nie zwalnia to jednak prawnika z przejrzenia dokumentu, szczególnie tam, gdzie identyfikacja wynika z kontekstu, a nie z jednego konkretnego pola.
Zobacz, jak wygląda anonimizacja dokumentu krok po kroku.
Ręczne zamazywanie vs anonimizator: ile kosztuje czasu
Przy kilku nazwiskach ręczna zamiana danych nie jest szczególnie uciążliwa. Problem zaczyna się przy dłuższych umowach, aktach sprawy, dokumentach due diligence czy materiałach przeznaczonych do tłumaczenia.
Trzeba znaleźć każde nazwisko, adres, numer, nazwę, sygnaturę czy inną informację, która nie powinna trafić do zewnętrznego modelu. Przy kilkudziesięciu stronach staje się to osobnym, czasochłonnym etapem pracy.
Automatyzacja nie eliminuje konieczności kontroli, ale może skrócić najbardziej mechaniczną część procesu: wyszukiwanie danych i konsekwentną zamianę tych samych informacji w całym dokumencie.
Dochodzi do tego problem techniczny.
Samo narysowanie czarnego prostokąta na pliku PDF nie zawsze oznacza usunięcie informacji. W zależności od sposobu przygotowania dokumentu tekst może nadal znajdować się w jego warstwie tekstowej i pozostać możliwy do zaznaczenia lub skopiowania.
Znaczenie mogą mieć również metadane, komentarze, ukryte elementy czy historia zmian.
Dlatego poprawna redakcja dokumentu powinna dotyczyć nie tylko tego, co użytkownik widzi na ekranie.
Anonimizer wykonuje przetwarzanie lokalnie i automatyzuje wykrywanie oraz podmianę wielu kategorii danych. Użytkownik nadal sprawdza wynik przed dalszym wykorzystaniem dokumentu.
Deanonimizacja: powrót do prawdziwych danych po odpowiedzi AI
W wielu zastosowaniach kancelaria nie chce trwale usuwać danych z dokumentu. Chodzi raczej o to, aby nie przekazywać ich do zewnętrznego modelu, a następnie przywrócić je w gotowym tekście.
Przykładowo:
Jan Kowalski może zostać zastąpiony przez [OSOBA_1].
Model AI pracuje na wersji bez prawdziwego nazwiska. Po otrzymaniu tłumaczenia, streszczenia czy projektu pisma użytkownik może lokalnie ponownie zamienić [OSOBA_1] na właściwe dane.
W Anonimizerze tę funkcję nazywamy deanonimizacją.
Warto jednak zachować precyzję terminologiczną. Jeżeli istnieje mapa pozwalająca ponownie przypisać dane do konkretnej osoby, z perspektywy RODO proces jest odwracalny i należy rozpatrywać go jako pseudonimizację.
Dane spseudonimizowane nadal wymagają ochrony.
Istotne jest natomiast to, że mapa podmian nie musi trafiać do dostawcy modelu AI. Zewnętrzny model otrzymuje wersję dokumentu, w której bezpośrednie identyfikatory zostały zastąpione.
Nadal trzeba przy tym zwrócić uwagę na cały kontekst dokumentu. Samo zastąpienie nazwiska tokenem nie wystarczy, jeśli pozostałe informacje jednoznacznie wskazują konkretną osobę lub sprawę.
W Anonimizerze mapa umożliwiająca późniejsze przywrócenie danych pozostaje lokalnie. Zobacz, jak działa deanonimizacja.
Co grozi kancelarii za naruszenie tajemnicy przez AI?
Pierwszy obszar to odpowiedzialność zawodowa.
Prawnik odpowiada za sposób postępowania z informacjami powierzonymi mu przez klienta. Korzystanie z zewnętrznego narzędzia nie przenosi tej odpowiedzialności na jego dostawcę. Naruszenie obowiązku zachowania tajemnicy może prowadzić do odpowiedzialności dyscyplinarnej.
Drugi obszar to ochrona danych osobowych.
Przekazanie danych osobowych zewnętrznemu dostawcy jest operacją ich przetwarzania. W zależności od konkretnej usługi trzeba więc ustalić m.in. role stron, podstawę prawną, zasady powierzenia, miejsce przetwarzania i stosowane zabezpieczenia.
W sierpniu 2026 roku UODO opublikował materiał „Zanim wdrożysz narzędzie AI, sprawdź, czy jest ono zgodne z zasadami RODO”. Pytania dotyczą m.in. minimalizacji danych, podstaw prawnych, retencji, praw osób oraz bezpieczeństwa przetwarzania.
Nieprawidłowe przetwarzanie danych może skutkować postępowaniem przed organem nadzorczym, administracyjnymi karami pieniężnymi lub roszczeniami osób, których dane dotyczą.
Trzeci obszar jest mniej formalny, ale dla kancelarii równie istotny: zaufanie klienta.
Klient może zaakceptować wykorzystanie nowoczesnych narzędzi do przyspieszenia pracy. Trudniej zaakceptuje sytuację, w której jego dokument został przekazany do zewnętrznej usługi bez jasnej potrzeby i procedury.
Procedura „human in the loop”: 5 zasad do regulaminu
Bezpieczny proces nie powinien opierać się wyłącznie na automatycznym wykrywaniu danych.
W praktyce dobrze sprawdza się model human in the loop: narzędzie automatyzuje część pracy, ale człowiek zatwierdza zarówno materiał przekazywany do AI, jak i rezultat uzyskany z modelu.
Do wewnętrznych zasad kancelarii można wpisać pięć prostych reguł:
- Nie wysyłaj dokumentu automatycznie. Najpierw sprawdź, jakie informacje faktycznie są potrzebne modelowi do wykonania zadania.
- Ogranicz zakres danych. Usuń lub zastąp informacje, których AI nie musi znać. Dotyczy to zarówno danych osobowych, jak i elementów pozwalających rozpoznać klienta lub sprawę.
- Sprawdź dokument przed wysłaniem. Automatyczne wykrywanie danych pomaga, ale przy dokumentach prawnych nadal potrzebna jest kontrola człowieka.
- Zweryfikuj odpowiedź AI. Model może popełniać błędy. Wynik powinien zostać sprawdzony przez prawnika przed wykorzystaniem w pracy dla klienta.
- Ustal jeden sposób pracy w całej kancelarii. Jeżeli z narzędzi AI korzysta kilka osób, warto jasno określić, jakie narzędzia są dopuszczone i jakie dokumenty wymagają wcześniejszego przygotowania.
Pseudonimizacja nie zastępuje przy tym oceny dostawcy AI. Nadal trzeba wiedzieć, z jakiej usługi korzysta kancelaria, na jakich warunkach i w jaki sposób dostawca przetwarza przekazywane informacje.
FAQ: anonimizacja dokumentów w kancelarii
Czy zanonimizowany dokument to nadal dane osobowe?
To zależy od sposobu przetworzenia dokumentu.
Jeżeli identyfikacja osoby została trwale uniemożliwiona przy użyciu racjonalnie dostępnych środków, informacje mogą przestać być danymi osobowymi.
Jeśli jednak kancelaria posiada mapę pozwalającą przywrócić prawdziwe dane, mamy do czynienia z procesem odwracalnym, czyli pseudonimizacją. Z punktu widzenia kancelarii takie dane nadal wymagają ochrony.
Znaczenie ma również możliwość identyfikacji na podstawie kontekstu. Dokument bez nazwiska nadal może wskazywać konkretną osobę.
Czy trzeba zawrzeć umowę powierzenia z OpenAI?
Nie ma jednej odpowiedzi dla wszystkich usług i sposobów korzystania z AI.
Jeżeli kancelaria przekazuje dostawcy dane osobowe, a dostawca przetwarza je w jej imieniu jako podmiot przetwarzający, zastosowanie może mieć art. 28 RODO i konieczność odpowiedniego uregulowania powierzenia.
Jeżeli do zewnętrznej usługi trafiają informacje skutecznie zanonimizowane, sytuacja wygląda inaczej, ponieważ anonimowe informacje nie są danymi osobowymi w rozumieniu RODO.
Przy pseudonimizacji nie należy natomiast automatycznie zakładać, że wszystkie obowiązki wynikające z RODO przestają mieć znaczenie. Trzeba uwzględnić sposób działania konkretnej usługi, role stron oraz możliwość identyfikacji osób na podstawie przekazanego materiału.
Czy anonimizacja działa na skanach i PDF-ach?
Tak, ale w przypadku skanów najpierw trzeba rozpoznać znajdujący się na nich tekst.
Służy do tego OCR. Dopiero po rozpoznaniu tekstu możliwe jest wykrycie i zastąpienie danych.
Trzeba też zwrócić uwagę na to, czy po przygotowaniu dokumentu nie pozostaje dostępna pierwotna warstwa tekstowa lub inne ukryte informacje.
Anonimizer obsługuje typowe formaty dokumentów używane w pracy kancelarii oraz OCR dla dokumentów zeskanowanych.
Ile kosztuje Anonimizer?
Anonimizer można przetestować bezpłatnie przed wyborem płatnego planu.
Aktualne ceny oraz zakres poszczególnych pakietów znajdziesz na stronie cennika.
Anonimizacja nie zastępuje procedury. Może być jej pierwszym krokiem
Bezpieczne korzystanie z AI w kancelarii nie sprowadza się do jednego programu ani jednego ustawienia w ChatGPT.
Trzeba wiedzieć, z jakiego narzędzia korzysta zespół, jakie są warunki jego użycia, co trafia do modelu i kto sprawdza uzyskaną odpowiedź.
Kontrolę nad jednym z tych etapów można jednak odzyskać jeszcze przed uruchomieniem AI.
Jeżeli model nie potrzebuje nazwiska klienta, PESEL-u, numeru rachunku czy innych informacji pozwalających zidentyfikować osobę albo sprawę, nie ma powodu przekazywać ich razem z dokumentem.
Anonimizer pozwala przygotować taką wersję lokalnie, na komputerze użytkownika, przed wysłaniem tekstu do zewnętrznego modelu. Więcej o tym, jak wygląda to w praktyce, znajdziesz na stronie anonimizacja dokumentów dla kancelarii.
Zobacz, jak działa Anonimizer i przetestuj go na dokumencie.
